Com certeza você já deve ter ouvido frases do tipo: "Trabalhe em quanto eles dormem" ou aquela "Quanto maior o trabalho maior o sucesso". Bem será que isso realmente faz sentido? 🤔
Trabalhar é importante, mas...
...Será que você precisa de mais trabalho?
Eu já te digo, nós não precisamos de mais trabalho, o que de fato nós precisamos é aprender a trabalhar melhor!
E não importa qual o momento da sua vida você se encontra. Não importa se você é o CEO de uma empresa ou faz parte do quadro operacional, ou mesmo se você é um profissional autônomo.
A questão é: se você consegue produzir mais e em menos tempo, você já está na frente! 🚀
E para que você se transforme em uma máquina de fazer mais em menos tempo preparamos este guia completo em 9 passos para você!
Mãos à obra!
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1 – Aprenda a dizer não
Aprender a dizer não pode ser uma tarefa muito árdua para algumas pessoas. Principalmente para as pessoas mais sensíveis e muito empáticas. Porém, a verdade é que a dificuldade em dizer não leva a diversos problemas. Um deles é justamente afetar a sua produtividade.
Quando você tem dificuldades em dizer não, isso quer dizer que você acaba se doando demais para os outros, inclusive o seu tempo e energia.
A dificuldade em dizer não pode acabar acarretando em uma sobrecarga de tarefas, ou em diversas interrupções que vão tirar o seu foco e atrasar o seu trabalho. Por isso, é muito importante saber a hora de dizer não, principalmente quando alguém está pedindo a sua ajuda.
Isso pode soar muito duro e indelicado à princípio, porém, há diversas formas de dizer não e você pode trabalhar a sua comunicação. Dizer não, não quer dizer que você é uma pessoa ruim ou egoísta, quer dizer que você tem prioridades e não pode abraçar o mundo.
Outra questão é que saber dizer não também quer dizer saber respeitar os seus limites e não se desviar dos seus valores. Isso subtrai a pressão e te torna mais confiante para trabalhar e fazer o seu trabalho bem feito.
Não tente ser legal por medo de desagradar às pessoas. Procure ter uma postura assertiva e respeitosa, e diga sim, quando realmente for uma opção que você pode e quer fazer.
2 – Defina o que é realmente importante
Para aprender a dizer não, também é muito importante que você saiba identificar o que é prioridade. Ou seja, o que é realmente importante.
Isso não apenas vai auxiliá-lo na tarefa anterior, mas também vai permitir que você tenha mais objetividade, foco e assertividade nas suas atividades. Saber como é o quê priorizar é imprescindível para se realizar um trabalho de forma produtiva.
Você pode, inclusive, estabelecer um pequeno protocolo próprio, determinando o que deve ser considerado urgente, o que é essencial e o que é secundário nas suas tarefas.
Dessa forma, você vai direto ao ponto, resolve aquilo que precisa ser resolvido e fica com mais tempo para as outras atividades.
Essa habilidade também é muito prestigiada no mercado de trabalho em geral, pois ela está relacionada com a área da resolução de problemas e também com a própria organização de uma empresa, de forma geral.
Se você é uma pessoa que sabe aquilo que realmente importa e faz o que precisa ser feito de forma ágil e assertiva, você com certeza é um profissional de destaque.
Se você se vê perdido e não sabe oque priorizar aqui vai uma dica para você priorizar melhor que é usar uma ferramenta simples chamada
Matriz de Impacto x Esforço
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| Compartilhe este infográfico em seu website, só pedimos que nos cite com fonte 😉. |
Primeiro liste tudo oque você acha que precisa fazer, não se preocupe com a relevância ainda.
Depois que sua lista estiver formada, você marcar com as cores da matriz acima cada tarefa que você listou, mas antes você vai fazer duas perguntas:
Qual o trabalho que vou ter para realizar esta tarefa?
Se for muito trabalhosa o esforço é alto.
Se for muito fácil e rápido o esforço é baixo.
E a segunda pergunta é:
Qual o tamanho do resultado que após feita esta tarefa isso vai gerar?
Se muita coisa mudar para melhor, isso quer dizer que o impacto é grande.
E como está na legenda do infográfico tudo oque for rápido e fácil de fazer e gerar os melhores resultados é oque você deve fazer primeiro.
Já as coisas difíceis de serem executadas e que geram poucos resultados, estas devem ser desprezadas ao máximo ou descartadas logo de cara.
E oque for esforço alto e impacto alto?
Bem se o impacto é alto então considere executar esta tarefa, mas como não é simples de ser feita, pense em excuta-la quando você estiver com tempo de sobra. É muito importante não deixa-la de fazer ok!
E quando o esforço é baixo e o impacto também é baixo?
Nessa situação a melhor solução é: Delegar, ou seja, passar para outra pessoa fazer. Ou acumular e fazer tudo de uma única vez. Como o impacto é baixo você não vai sentir mudanças severas se esta tarefa for feita, então pode esperar.
Se você quiser você pode até transforma-la em uma planilha e depois filtrar com as cores das prioridades.
Eu acho esta ferramenta muito pratica e não fico sem ela!
3- Aprenda com os mais experientes
Para se tornar uma pessoa produtiva, não bastando apenas ter empenho e coragem. Também é preciso saber aprender com aqueles que já possuem mais experiência e que podem auxiliar você no seu caminho.
Muitos problemas que você pode estar enfrentando, muitas vezes as pessoas com mais experiência na mesma área de atuação já enfrentaram também e podem vir a contribuir com soluções, métodos e meios para que você tenha mais sucesso na sua trajetória.
Muitas vezes acreditamos que temos muito a contribuir com novas idéias, inovações em geral, implantação de novos procedimentos e etc, e acabamos por perder detalhes importantes ou simplesmente perder a oportunidade de aprender como algo funciona realmente.
Tenha a calma de primeiro entender como as coisas funcionam realmente, o que dizem as pessoas mais experientes e aprenda formas seguras e assertivas de realizar o seu trabalho até ir desenvolvendo o seu próprio método, a medida que vai identificando oportunidades de contribuir.
A verdade é que a pressa é inimiga da perfeição!
Algumas referencias de pessoas altamente produtivas a quem se inspirar
Empresários que estão no topo são ótimas e confiáveis fontes de inspiração para ser mais produtivo!
São confiáveis pois sua posição por si só comprova sua eficiência em produtividade.
Por isso listei logo mais abaixo alguns nomes de pessoa que considero estar em alta performance para que você também possa se inspirar nelas.
Dica quente: Siga estas pessoas nas redes sociais para aprender mais com elas no dia a dia. 🔥
Bruce Dickinson
Eu não sou engenheiro, meu sócio não é engenheiro, mas nós temos bons engenheiros trabalhando conosco
Elon musk
Reuniões longas são ineficientes, parem com isso.Facilite a comunicação, deixe de lado as siglas e linguagens tecnicas.Se for necessario desrespeite a hierarquia.😬Sempre use o bom senso.
Jeff Bezos
Nada de reuniões até às 10 da manhã.Tome poucas decisões por dia.Cuide do seu sonoManere na cafeína
Bill Gates
Seu principal conselho a respeito da produtividade é:
Não comece uma coisa que não irá conseguir terminar.
Escolha uma pessoa preguiçosa para fazer um trabalho duro. Certamente ela irá descobrir uma forma fácil de se fazer isso.😎
4 – Use a tecnologia a seu favor
O mundo vem avançando rápido e a produtividade é sim um tema essencial quando se trata de mercado de trabalho, pois essa é uma característica que pesa muito na balança!
Já sabemos que a tecnologia vem acompanhando a humanidade justamente para trazer mais benefícios, facilidades e meios de atender a diversas demandas.
Quando se trata de utilizar a tecnologia a seu favor, você não deve hesitar nem por um segundo. Inclusive, com o advento da internet, e depois dos smartphones, isso ficou muito mais fácil.
Você pode, inclusive, baixar aplicativos no seu celular que ajudam você a se organizar melhor. Ter uma agenda virtual, utilizar planilhas, por exemplo, podem ser ótimas formas de manter-se organizado e à par de todas as suas atividades.
A verdade é que a cada dia novos recursos e ferramentas são lançados no mercado atendendo a demandas de diversas áreas de atuação. Estar antenado e saber o que tem de novidade na sua profissão que possa vir a beneficiar a sua produtividade, será um grande diferencial para você.
Além disso, com todos os avanços e recursos que a internet oferece, hoje em dia é possível sincronizar dados, editar e compartilhar arquivos, tarefas e projetos de forma bastante otimizada.
Alguns aplicativos que vão te ajudar
Separei aqui alguns aplicativos que vão te ajudar muito a se programar e se organizar melhor e por consequência lhe pouparão tempo aumentando sua produtividade.
A grande vantagem de se usar ferramentas tecnológicas é que você terceiriza a parte do seu cérebro para um sistema e economiza energia para focar em coisas realmente importantes.
1 - Excel ou Google Planilhas - Planilhas na minha opinião são as melhores ferramentas que você pode ter ao seu lado. Com elas você pode automatizar cálculos, criar agendas com filtros de prioridades, analisar gráficos e muito mais.
2 - Google agenda - Parece muito básico dizer a você usar a agenda do seu próprio smartphone, mas a realidade é que poucas pessoas deixam de utilizar uma ferramenta gratuita e que lhe permite programar toda a sua semana e poupar seu cérebro de ter que lembrar de varias coisas.
3 - Google keep - Este é um simples aplicativo vai te gerar os lembretes das coisas que você precisa saber. Ele é ótimo para programar o dia seguinte e ter claro em mente as coisas que você precisa fazer.
É claro que você não precisa usar todos de uma vez, mas escolher um e fazer bom uso dele é fundamental..
Você também pode procurar por aplicativos que bloqueiam ou delimitam o uso das redes sociais.
5 – Saiba delegar com sabedoria
Saber como delegar tarefas também pode ser muito desafiador. Principalmente para quem ainda está se desenvolvendo em cargos de liderança. Saber delegar exige confiança, exige que você abra mão de que algo seja feito apenas do seu jeito.
É um exercício. Realmente!
Mas lembre-se que você precisa aprender a dizer não para todas as tarefas e também precisa aprender a definir o que é importante.E, muitas vezes, você não será capaz de fazer tudo por conta própria.
Esse é o momento de saber contar com ajuda, com parcerias e muitas vezes, com seus próprios funcionários. Delegar uma tarefa não quer dizer que você não dá conta do seu trabalho, mas sim, que você precisa que ele seja bem feito, e no momento, você não pode fazê-lo.
Outra questão é justamente estabelecer o que é a cultura e até mesmo a hierarquia da sua empresa e do seu cargo. Se você foi promovido, chegou o momento de saber passar o seu serviço para as mãos de quem agora está sob sua supervisão.
Essa é uma tarefa que também requer uma boa habilidade em comunicação e uma boa performance de trabalho em equipe e liderança. Saber como se comunicar é o ideal para delegar tarefas sem criar atritos e desafetos.
Apenas tenha em mente o que pode, de fato, ser delegado e confiado à outra pessoa e o que requer a sua atenção e comprometimento full time.
6 – Revise seus processos
Para se tornar uma pessoa altamente produtiva, isso requer mais do que entregar projetos e tarefas antes do prazo, é preciso atentar-se aos resultados, à forma como aquilo que você entrega é recebido.
Ou seja, a qualidade do seu trabalho.
Para certificar-se de estar realizando um trabalho bem feito e acima da média, é essencial que você revise os seus processos e saiba exatamente o que está entregando, o que está funcionando e o que não está funcionando bem para você.
Revisar os seus processos traz diversos benefícios para o sua produtividade porque:
- Você se torna cada vez mais familiarizado com as suas tarefas
- Você tem a oportunidade de corrigir erros e identificar possíveis melhorias
- Você tem mais propriedade a respeito de seu trabalho e expertise
- Você garante a melhor qualidade das suas entregas e o seu serviço
- Você evita erros e trabalha com uma margem de segurança e satisfação maior
A verdade é que pessoas produtivas não precisam ficar fazendo perguntas, elas não precisam de um supervisor full time ao lado delas. Elas possuem autonomia e agilidade justamente porque sabem fazer bem o trabalho.
Isso, porém, requer tempo e dedicação para conhecer e dominar bem o seu serviço, bem como todos os aspectos que podem influenciar nas suas tarefas – tanto positivamente quanto negativamente.
Revisar os seus processos permite que você antecipe situações e saiba como resolver problemas de forma mais rápida, otimizada e eficiente.
Além do que, estimula a sua concentração, memória e aprimora as suas habilidades no trabalho.
7 – Planeje o seu dia, crie hábitos otimizados
Agora que falamos bastante das questões práticas e operacionais, vamos falar um pouco mais a respeito de como a sua saúde e hábitos influenciam na sua produtividade?
A verdade é que essa é uma parte que faz toda a diferença na produtividade de um profissional.
É verdade sim, que algumas pessoas possuem uma personalidade tão focada e concentrada que, mesmo passado por problemas pessoais, essa pessoa consegue se apresentar em dia para com as tarefas. Mas isso é raríssimo, e não é um indicativo de saúde, muitas vezes.
Para a maioria das pessoas, a produtividade é uma marca que você vai atingindo e aumentando com o tempo, com o refinamento de atitudes e habilidades.
O planejamento é muito importante para as pessoas produtivas. Justamente porque é através de um planejamento que você pode realizar diversas das tarefas que, inclusive, citamos acima.
Com um bom planejamento você pode estabelecer suas prioridades, bem como ter em mãos um mapeamento do serviço a ser realizado. Tanto para você quanto para aqueles que foram delegados.
Se você se reconhece como uma pessoa organizada, você com certeza sabe a importância e a grande diferença que um planejamento faz!
Você pode variar um planejamento para outras áreas da sua vida, como ter uma agenda ou um plano semanal.
Os checklists são uma ótima forma de você organizar o que deverá ser feito no dia e ainda gozar da ótima sensação de tocar tudo o que você for realizando ao longo do dia! Essa é, com certeza, uma das melhores sensações que um profissional pode ter!
Ter uma rotina também pode ajudar você a educar o seu cérebro a realizar as tarefas da forma que é mais produtiva para você.
O ideal é criar pequenos rituais que você execute todos os dias sem dificuldade, e, assim, ir incrementando o check list até que ele se torne um hábito, portanto, simplesmente natural para você executar.
Mas como isso se relaciona com a sua saúde, afinal de contas?
Acontece que quando você não possui um planejamento, dificilmente você consegue regrar o seu trabalho e definir horários, e isso culmina em não ter uma alimentação regrada, não ter horário para dormir, não ter um horário para lazer, por exemplo...
Nesses casos, o corpo geralmente vai querer uma compensação e é aí que problemas começam a surgir e afetar a sua produtividade. Isso acontece porque o corpo é regido por um ciclo, o ciclo circadiano, e trabalhar contra o seu relógio biológico pode ser como dar um tiro no próprio pé.
Tudo isso vai levando o corpo a situações extremas de cansaço e exaustão, a oscilações no humor, falhas na memória, dificuldade de concentração, irritabilidade, sobrecarga emocional e pode, até mesmo, chegar ao ponto de desenvolvimento de distúrbios e doenças.
Por isso, é muito importante se planejar e ter tempo otimizado para realizar as suas tarefas e ainda ter tempo para si mesmo.
8 – Estabeleça metas a curto, médio e longo prazo
Ser uma pessoa produtiva significa fazer mais em menos tempo. Mas, principalmente fazer isso de forma altamente relevante e vantajosa.
Não é algo que você vai conseguir assim, da noite para o dia, afinal, trata-se de um caminho ou mesmo de uma habilidade que você precisa desenvolver. Sendo assim, você pode começar desde já a identificar os pontos aonde você quer chegar e ir trabalhando neles, correto?
Se tem uma coisa que incentiva o seu humano são as metas. Metas são objetivos. Os objetivos movem as pessoas. Porém, é preciso ter sabedoria para poder estabelecer objetivos que são, de fato, alcançáveis.
Se você utiliza um sonho muito grande e muito distante da sua realidade como algo mobilizador, você pode esperar sentado à vida inteira e vai continuar sonhando por muito tempo.
Agora, se você descobre uma forma, uma atitude que pode fazer chegar a um objetivo de forma direta e prática, é exatamente isso que você irá fazer imediatamente.
O que os especialistas recomendam, portanto, é justamente saber estabelecer metas a curto, médio e longo prazo.
Uma questão muito importante a ser evidenciada aqui, é o próprio caráter científico dessa questão. Vamos entender um pouquinho de neurociência?
O que você precisa saber, e aqui falarei de forma bastante resumida, é que o cérebro humano é altamente eficiente. Não caia nesse papo furado de que utilizamos apenas 10% da capacidade cerebral.
A verdade é que utilizamos todo o nosso cérebro, porém, não ao mesmo tempo. Existe uma hierarquia neural que é regida, justamente pelo foco e atenção, que o cérebro dá para aquilo o que é importante para nós.
E, ligado a esta hierarquia neural está justamente o que é chamado de Sistema de Recompensa, que está também associado à memória, aprendizado e motivação para a realização de tarefas.
Um terceiro fator muito importante em relação ao cérebro humano e o desempenho é um outro princípio, este, neuroquímico, que é justamente o que se chama FeedBack negativo.
O cérebro é extremamente econômico, ou seja, ele quer despender o mínimo de energia possível para a realização de tarefas.
Quando investimos em uma tarefa muito discrepante com nossas capacidades e com o que estamos habituados, isso gera um desconforto muito grande em nosso Sistema de Recompensa, que automaticamente faz a motivação cair lá nos pés.
Todavia, ensinando o seu cérebro que ele é capaz de resistir à preguiça e a outras situações que também afetam nossa motivação, através de tarefas possíveis que devem ser realizadas todos os dias, você vai adquirindo o que se chama disciplina.
Motivação x Disciplina
Você precisa ter disciplina porque nem sempre você estará motivado, e isso não quer dizer que você não tenha que cumprir com suas obrigações ou, principalmente, que não possa fazer isso de maneira produtiva.
E é justamente através das metas de curto prazo que você pode ir refinando essa habilidade. Ou seja, desenvolve a disciplina.
Quando você estipula uma meta, pode estipular justamente quais são as vias que levarão você a chegar até ela, ou seja, quais as tarefas que você deverá desempenhar para chegar ao seu objetivo.
Vamos a uma exemplo:
Vamos supor que você sonha em correr na Corrida São Silvestre. Você tem o período da manhã livre para correr, mas não está conseguindo melhorar seu desempenho físico porque está tendo dificuldades para acordar cedo e você já sabe que é porque você fica até mais tarde navegando na internet através do celular.
Você precisa estipular metas para atingir o seu sonho.
1.Uma meta a curto prazo poderia ser: estipular um horário limite para navegar na internet e deitar uma hora mais cedo para dormir.
2.Uma meta a médio prazo poderia ser: Levantar uma hora mais cedo para correr e estender o tempo da corrida X minutos ou km em X tempo (dias/ semanas), por exemplo.
3.E uma meta a longo prazo poderia ser: Treinar o percurso da Corrida São Silvestre completo.
Como você perceberá, é aos pouquinhos que você vai estabelecendo uma rotina que seja de fato produtiva para você, pois, o seu corpo já estará habituado às tarefas e seu cérebro estará funcionando plenamente focado naquilo que demanda a sua atenção, já que as outras tarefas já se tornaram automáticas para você!
9 – Invista em uma atividade para o seu bem estar e lazer
Outra questão muito importante em relação à produtividade, que também está ligado à saúde mental e ao processamento cerebral é, justamente, ter um momento de lazer e de bem estar.
Isso é crucial para que você tenha uma mente descansada e estimulada para trabalhar de forma mais produtiva, assertiva e assim, se destaca pela forma como você desempenha as suas tarefas.
Uma pessoa que não descansa, que não relaxa, que não cuida de si mesma, tende a ser uma pessoa tensa, cansada, e até mesmo, com tendências à depressão.
Infelizmente, esse é uma quadro que afeta diretamente a produtividade porque também afeta áreas do cérebro que são responsáveis pelas associações corticais, ou seja, o processamento de informações, interpretação, tomada de decisão, criatividade e/ ou solução de problemas, memória, concentração e a própria realização de tarefas em si.
Sendo assim, é imprescindível para o ser humano ter um cérebro abundante em um famoso elemento químico, que é também conhecido como o hormônio da felicidade. Estamos falando de um neurotransmissor chamado Serotonina.
A Serotonina é o neurotransmissor responsável pela sensação de bem estar e prazer de um indivíduo. Também existem outros, como a dopamina e a oxitocina. Porém, a serotonina é o mais abundante e relevante para o artigo de hoje.
A serotonina, portanto, está intimamente ligada ao sistema de recompensa e também é um neurotransmissor que otimiza o processo de memorização, atuando em uma região cortical chamada Hipocampo, que é justamente a região do cérebro responsável pela memória de curto e médio prazo.
Pessoas que estão com a serotonina em dia são as pessoas que gozam de uma mente saudável, que, portanto, enfrentam as tarefas do dia a dia com mais disposição, resiliência e, principalmente, capacidade de enfrentar desafios e desempenhar tarefas.
E o que você pode fazer para melhorar a produção de serotonina no seu cérebro?
- Praticar uma atividade física com a qual você se identifica
- Fazer algo prazeroso para você com mais frequência, como comer uma sobremesa gostosa ou passar tempo com seus amigos e parentes queridos
- Praticar meditação
- Saiba mais sobre oque fazer para fugir do estresse.
10 – Tenha um sono de qualidade e restaurador
Outro fator muito importante para quem quer se tornar uma pessoa altamente produtiva é justamente atentar-se à qualidade do seu sono.
Mas por quê isso é, de fato, tão relevante?
Ainda falando sobre como a saúde, principalmente a saúde mental afeta a produtividade, não podemos deixar de ressaltar aqui a importância do descanso.
Como você já sabe, o nosso corpo é regido pelo ciclo circadiano, que, por sua vez, é regido pela glândula pineal, que fica no cérebro.
Acontece que essa glândula capta estímulos luminosos e é assim que o nosso corpo pode identificar, através do ambiente, se faz dia ou noite e opera o seu ciclo.
O sono para os seres humanos, por motivos de evolução da espécie, deve ser restaurador. O corpo entende que, quando é de dia e faz luz, é momento de estar acordado, trabalhando e desempenhando tarefas, e, quando chega a noite, a hora de descansar e regenerar as energias.
É por isso que a glândula pineal também está associada ao Sistema do Sono, que possui estágios diferentes. Que são o estágio inicial do sono, o sono RAM e o sono profundo.
É somente a partir do sono RAM e no sono profundo que o corpo libera determinados hormônios no corpo e é capaz de renegar nosso sistemas. Inclusive neurais, como assimilar informações do dia e os aprendizados, eliminar resíduos cerebrais e adequar emoções.
Sendo assim, foto estímulos, ou seja, estímulos luminosos, como lâmpadas, televisão, celular, telas de computadores, afetam a qualidade do sono, ainda que você acredite que está dormindo.
Esses estímulos acionam a glândula pineal e colocam o corpo em estado de alerta, de forma que o seu corpo e o seu cérebro não conseguem realmente descansar.
Também estudos apontam que pessoas que dormem menos de 8 horas por noite acumulam um resíduo no cérebro chamado de beta amiloide, que está associado ao desenvolvimento da Doença de Alzheimer.
O que acontece depois de uma noite mal dormida? No dia seguinte, você vai se percebendo mais cansado, irritado, emotivo ou mesmo lento, e tudo isso porque não dormiu bem. Quando isso se repete com frequência, a pessoa começa a apresentar falhas na memória e confusão mental, e pode vir até mesmo a desenvolver uma depressão.
E você sabe, isso vai afetar diretamente a sua produtividade!
Agora examinando exatamente o oposto, quando você dorme bem e tem uma ótima noite de descanso, com certeza acorda super disposto no dia seguinte!
Invista na qualidade do seu sono, você verá mudanças significativas na sua rotina.
Para finalizar (cuide da sua postura)
